本ページでは、Google カレンダー連携機能をご利用のお客様が、アポイント（来客予定）を作成するための「アポイント用の会議室」を用意する方法を説明します。

 

アポイント用の会議室について

会議室予約方法「Google カレンダーから予約」をご利用のお客様

Google カレンダーからアポイントを作成する際は、Acall にインポートしている会議室を必ず選択して予定を作成する必要があります。

会議室を選択しない場合、作成したアポイント情報が Acall に連携されません。

 

会議室予約方法「Acall から予約」をご利用のお客様

Acall から予約を作成する際は、会議室の選択が必須です。

 

アポイント用の会議室

会議室を利用しないアポイントがある場合は、アポイント作成時に選択するための架空の会議室を用意しておく必要があります。

　例：フリースペースでの打ち合わせなど

 

実在する会議室とは別に、アポイント作成用に用意する架空の会議室を、本ページでは「アポイント用の会議室」と呼びます。

 

アポイント用の会議室は、たとえば次のような名前で用意します。

　例：実在はしない目的名称　「アポイント」「来客用」など

　例：実在するが定員を意識しない自由に利用できるエリア呼称　「フリースペース」「食堂」など

 

以下、アポイント用の会議室を用意する方法を説明します。

 補足
「会議室を利用しないアポイント」が運用上無いお客様は、以下の対応は不要です。

 

アポイント用の会議室を用意する方法

アポイント用の会議室を用意する方法として、2つ の方法があります。

方法	説明
A	予定の重複を許可した会議室を 1つ 作成する
B	会議室を必要な数だけ複数作成する

 

アポイント用の会議室の設定方法と、アポイントの作成方法とがそれぞれ異なります。

以下で説明していますので、お客様のご希望にあわせていずれか一方を選択してご利用ください。

 

 

アポイント用の会議室の設定方法

方法A：予定の重複を許可した会議室を 1つ 作成する

1. Google Workspace 上に、アポイント用の会議室を 1つ 作成する

2. 作成した会議室に対し、予約の重複を許可する設定を行う

3. 作成した会議室を Acall にインポートする　※特権管理者で要操作

4. Acall にインポートした会議室に対し、予定の重複を許可する設定を行う

 

予約の重複を許可する 2・4 の設定手順は、「予約の重複を許可する」をご確認ください。

 

方法B：会議室を必要な数だけ複数作成する

1. Google Workspace 上に、アポイント用の会議室を複数作成する

2. 作成した会議室を Acall にインポートする　※特権管理者で要操作

 

 

アポイントの作成方法

会議室予約方法「Google カレンダーから予約」をご利用のお客様

方法A・B ともに、アポイント作成の全体の流れは同一です。

 

1. Google カレンダーで予約作成画面を開く

2. アポイント用の会議室を選択する

3. アドインにゲスト情報を入力して [ アポイント登録 ] ボタンをクリックする

4. 予定を保存する

 

方法A の場合は、上記の 2 で会議室を選択する際に、「利用できない会議室も含める」を選択して、会議室を検索・選択する必要があります。

同じ日時に別の予約がある場合、取り消し線が表示されますが、無視して選択してください。

 

会議室予約方法「Acall から予約」をご利用のお客様

方法A の場合、アポイント用の会議室は、Acall Portal の「予約」画面には表示されません。

画面右上の [ + 新規追加 ] から予約します。

また方法A では、作成した予約情報は Acall Portal の「予約」画面に表示されません。

「チェックイン状況」画面もしくは「マイページ」画面にてご確認ください。

 

方法B の場合は、Acall Portal の「予約」画面から、予約可能（空き時間）なアポイント用の会議室をいずれか 1つ 選択して予約します。

予約の重複を許可する

 補足
方法A でアポイント用の会議室を用意する際に必要な設定です。

 

Google Workspace 上の設定

 Google カレンダーから会議室を開き、「招待状の自動承諾」の設定を「すべての招待状をこのカレンダーに自動的に追加する」に変更します。

 

 補足
参考：Google カレンダー ヘルプ > 会議室や共有施設用のカレンダーの作成

以上で Google Workspace 上の設定は完了です。

 

Acall 上の設定

インポートしたワークスペースの編集画面を開き、「同時利用可能」を ON に設定します。

 

 補足
「同時利用可能」を ON にしたワークスペースは、Acall Portal の「予約」画面には表示されなくなります。
来客情報は「ゲストチェックイン」画面や「マイページ」画面でご確認いただけます。

 

設定が反映されてアポイント用の会議室として利用できるようになるまでに、最大で 24時間 程度かかる場合があります。
時間を置いてご利用いただくようお願いいたします。

 

 

以上で Google のアポイント用の会議室の作成は完了です。

 

 Google カレンダー連携設定ヘルプ集
すべてのお客様
　1. Google カレンダー連携を設定する
　2. ワーカーを Google カレンダーと連携させる
　3. Google から会議室・備品をインポートする
Google カレンダーから予約するお客様
　4. Google のアポイント用の会議室を作成する（現在の記事）