本ページでは、Outlook カレンダーからワークスペースを予約する方法と、予約を編集、削除する方法を説明します。

 

予約には、Acall にワーカー登録されている方のみが参加する「社内予定」と、ワーカー登録されていない方（ゲスト）を招待する「社外予定（アポイント）」があります。

前提（管理者向け）

本ページは、以下の選択・設定を行っているお客様が対象です

・会議室予約方法に「Outlook カレンダーからの予約」を選択していること 

　・会議室予約方法の選択

・Acall と Outlook カレンダーの連携の設定が完了していること

　・Outlook カレンダー連携を設定する

　・ワーカーを Outlook カレンダーと連携させる

　・Outlook から会議室・備品をインポートする

 

 

Outlook カレンダーからワークスペースを予約する（社内予定）

Outlook カレンダーから社内予定を作成します。

 

Outlook カレンダーを開き、カレンダーの [ 新しいイベント ] をクリックします。

 

予定の作成画面が開きます。下記の項目を入力し、[ 送信 ] をクリックします。

 注意

デスクトップ版アプリをご利用されている場合、書式設定を「HTML」に設定してご利用ください。

項目名	入力項目
タイトル	予約の件名
日時	予約する日時    ※必須入力項目です
会議室	予約する会議室    ※必須入力項目です

 注意

会議室（ワークスペース）を選択していない場合、Acall へ予定が連携されません。

 

Outlook カレンダーからワークスペースを予約する（社外予定（アポイント））

Outlook カレンダーから社外予定（アポイント）を作成します。

 

社外予定（アポイント）を作成する場合、Acall アドインをインストールする必要があります。

Acall アドインをインストールすることで、Outlook カレンダーから Acall へ予約の連携、ゲストへのアポイントコード送付ができるようになります。

　・Acall の Office アドインをインストールする
　・管理者が Acall の Office アドインを一括インストールする

Acall アドインに入力しない場合、来客専用のワークスペースを選択していたとしても、「社内予定」として Acall へ登録されます。

 

Outlook カレンダーを開き、カレンダーの [ 新しいイベント ] をクリックします。

 

予定の作成画面が開きます。下記の項目を入力します。

 注意

デスクトップ版アプリをご利用されている場合、書式設定を「HTML」に設定してご利用ください。

項目名	入力内容
タイトル	予約の件名
日時	予約する日時   ※必須入力項目です
会議室	予約する会議室 ※必須入力項目です ※会議室を入力せずに Acall アドインからアポイント登録する時の挙動は、お客様環境によって異なります。    詳細は後述の「会議室を入力せずに予定作成したとき」をご参照ください。

 注意

会議室を選択していない場合、保存しても Acall へ予定が連携されません。

 

次に、ゲスト（来訪者）情報を入力します。[ Acallアドイン ] アイコンをクリックします。

 

Acall アドインのログイン画面が表示されます。

Acall に登録されているメールアドレスを入力し、 [ 次へ ] をクリックします。

 

次の画面が表示される場合は、[ 許可 ] をクリックします。

 

Acall に登録されているパスワードを入力し、[ ログイン ] をクリックします。

 

Acall アドインの画面が開きます。

Acall アドインから、ゲスト（来訪者）情報を入力します。

項目名	入力内容
会社名	来訪者の会社名
姓・名	来訪者の名前     ※「姓」は必須入力項目です
メールアドレス	来訪者のメールアドレス アポイントコードの送付先となります。
＋来訪者追加	来訪者が複数人いる場合は、[ ＋来訪者追加 ] をクリックし、人数分の来訪者情報を入力します。
来訪者情報をゲスト登録する	[ 来訪者情報をゲスト登録する ] のチェックボックスにチェックを入れると、 入力した来訪者情報がゲストブックに登録されます。 次回入力時、[ ゲスト選択 ] から、ゲスト情報を呼び出すことが出来ます。
予約来訪者数	代表者以外の来訪者情報が不明な場合は、 [ 予定来訪者数 ] として人数だけを登録します。
アポイントコード	アポイントコード発行 が [ 手動 ] の場合、入力必須となります。 [ 自動 ] の場合、項目は表示されません。 設定は、[ 企業設定 ] > [ アポイントコード設定 ] > [ アポイントコード発行 ] より、管理者が編集できます。
アポイントメールを送信する	[ アポイントメールを送信する ] にチェックを入れると、 予約が完了したタイミングで、来訪者へアポイントコード付きメールが送信されます。
テンプレートから選択	登録されているメールテンプレートの中から、使用するメールテンプレートを１つ選択します。 アポイントメールを送信する場合は必ずテンプレートを選択する必要がありますが、件名・本文はその下の欄で編集できます。

 補足

メールテンプレートは管理者が作成できます。

　・メールテンプレートを設定する

 

ゲスト情報の入力が完了したら、[ アポイント登録 ] をクリックします。

 

Acall アドイン画面下部に注記が表示された場合は、内容をご確認ください。

確認後、[ 送信 ] をクリックして予約の作成を完了します。

 

補足

会議室を選択していない場合、Acall に予定が連携されません。

また、会議室を選択せずに [アポイント登録] をクリックした場合の挙動は、お客様環境によって異なります。

詳細は後述の「会議室を入力せずに予定作成したとき」をご確認ください。

 

Outlook カレンダー上に予約が作成されます。

 

Outlook カレンダーから作成した予約は、Acall に自動的に反映されます。

 補足

反映されるまでに数分かかる場合があります。

時間を置いても反映されない場合は「Google／Outlook カレンダーからの予約が Acall へ反映されません」をご参照ください。



また、会議室を選択していない場合、Acall に予定が連携されません。

必ず会議室を選択して、予定を作成してください。

 

Acall アドインで [ アポイントメールを送信する ] にチェックを入れて予約を作成した場合は、Acall に予約が反映されると、ゲストにアポイントコード付きメールが送信されます。

 

なんらかの原因でアポイントコード付きメールの送信に失敗した場合、予定作成者へメールで通知されます。

 補足

このメールが届いた場合はゲストへアポイントコード付きメールが届いていませんので、予定を作成しなおしてください。

 

 

会議室を入力せずに予定作成したとき

会議室を入力せずに Acall アドイン の「アポイント登録」をクリックした場合の挙動は、お客様の環境における「アポイント用の会議室（※）」の設置状況によって異なります。

「アポイント用の会議室」とは

Outlook カレンダーからアポイントを作成する際は、Acall にインポートしている会議室を必ず選択する必要があります。

会議室を利用しないアポイント（フリースペースでの打ち合わせなど）の場合は、「アポイント用の会議室」と呼ぶ架空の会議室を選択します。

・アポイント用の会議室を作成する

 

 

・「予定の重複を許可した会議室（同時利用可能会議室）」を設置しているお客様

[ アポイント登録 ] をクリックすると自動的にアポイント用の会議室が設定されます。

 

・複数の会議室（同時利用不可会議室）を設置しているお客様
・アポイント用の会議室を設置していないお客様

「アポイントを有効にするには会議室を選択する必要があります」とメッセージが表示され、アポイント登録ができません。

 

 

Outlook カレンダーから予約を編集する

Outlook カレンダーの画面で、編集したい予約をクリックし、[ 編集 ] をクリックします。

 

変更したい内容を編集します。

ゲスト情報を変更する場合は、変更したあとに [ アポイント更新 ] をクリックします。

また、[ アポイントメールを送信する ] にチェックを入れて [ アポイント登録 ] することで、アポイントコード付きメールを再送できます。

 

 注意

・アポイントメールを再送する場合は、メールテンプレートの内容も変更します。

・「件名」に「日時変更のお知らせ」などと入力頂くと、編集前の招待 QRコードと区別しやすくなります。

 

[ 送信 ] をクリックして、予約の編集を完了します。

Outlook カレンダーから編集した予約の編集内容は、Acall に自動的に反映されます。

 補足

反映されるまでに数分かかる場合があります。

時間を置いても反映されない場合は「Google／Outlook カレンダーからの予約が Acall へ反映されません」をご参照ください。



また、会議室を選択していない場合、Acall に予定が連携されません。

必ず会議室を選択して、予定を作成してください。

 

Acall アドインで [ アポイントメールを送信する ] にチェックを入れて予約を編集した場合は、Acall に予約の編集が反映されると、ゲストにアポイントコード付きメールが送信されます。

 

 

Outlook カレンダーから予約を削除する

Outlook カレンダーの画面で、削除したい予約をクリックし、[ キャンセル ] をクリックします。

 

[ 送信 ]をクリックします。

 

Outlook カレンダーから削除した予定は、自動的に Acall へ反映されます。

 

 

Acall Portal から予約を編集・削除する

Outlook カレンダーから作成した予約は、Acall Portal で編集することはできません。

Outlook カレンダーから編集してください。