本ページでは、Acall Portal からワークスペース（会議室、備品）の予約・利用状況を確認して予約する方法と、予約を編集、削除、複製する方法を説明します。 

 

補足
Acall Mobile からワークスペースを予約する方法は、「Acall Mobileからワークスペースを予約する」をご参照ください。

 

ワークスペースの予約・利用状況を確認する

日付を指定して空き状況を確認する

Acall Portal のサイドメニューから、[ 予約 ] > [ ワークスペース ] をクリックします。

当日の予約状況を一覧で確認できます。

 

当日以外の予約を確認したい場合は、日付の横に表示されるカレンダーから日付を選択して確認します。

 

選択した日付の予約状況が画面上に表示されます。

この画面上から、空き時間を選択して予約を作成できます。

 

ワークスペースの絞り込み

[ 会議室・備品で絞り込み ] にチェックを入れることで、表示するワークスペースを絞り込みができます。

 

終日空いているワークスペースの確認

予約が入っておらず終日空き状態となっているワークスペースは、名前の横にチェックボックスが表示されます。チェックボックスをクリックして終日予約を作成できます。

 

補足

緑色に点灯しているワークスペースは、会議室に Acall Meeting（iPad）が設置されています。

予約時間から一定時間が経過しても入室しなかった場合は、予約が自動的にキャンセルされます。

 

ワークスペースを指定して空いている日時を確認する

 

予約のステータス表示について

タイムライン上の予約は、以下の背景色で表示されます。

 

チェックイン方法を設定済みの会議室の場合は、チェックインの状況に応じた表示となります。

• チェックイン前：ピンク
• チェックイン済：オレンジ
• チェックアウト済：水色

なお、予約開始時刻になっても、チェックインが完了するまでは「チェックイン前」のままで表示されます。

 

チェックイン方法を設定していない会議室、またはGoogle カレンダー連携済みで、かつブロック予定として反映された予定は、時間に応じた表示となります。

• 予定開始時刻前：ピンク
• 予定開始時刻後：ピンク
• 予定終了時刻後：水色

 補足
カレンダー連携済みで、かつブロック予定として反映された予定は下記の表示となります。

・予定開始時刻前：ピンク
・予定開始時刻後：オレンジ
・予定終了時刻後：水色

ブロック予定については「ブロック予定とは」をご参照ください。

 補足
「清掃」「呈茶」のステータス管理を利用している場合、対応するアイコンが表示されます。

詳細については「会議室のステータスを管理する」をご参照ください。

 

ワークスペースを予約する

予約状況の一覧から予約を作成する

ワークスペース（会議室、備品）の予約状況の一覧から、空いているワークスペースを予約できます。

 

Acall Portal のサイドメニューから、[ 予約 ] > [ ワークスペース ] をクリックします。

 

予約したいワークスペースの時間帯をドラッグ＆ドロップで選択し、[ アポイントを作成 ] と [ 社内会議を作成 ] のいずれかをクリックします。

種類	説明
アポイントを作成	外部のゲストを招待する来客予定（アポイント）の予約を作成します。 Acall Reception で受付/入館するための QRコード を発行し、ゲストへ送付できます。
社内会議を作成	外部のゲストを招待しない社内の予定や、備品の予約を作成します。

 

「社内」予約を作成する

新規作成画面が表示されたら、必要な内容を入力します。

 

「社内」予約を作成する

 注意

・（＊）は必須項目です

項目	説明
タイトル	予約のタイトル
予約日時	予約の開始日時、終了日時
繰り返し設定	繰り返し予約の設定   ※設定方法は「Acall Portal からワークスペースの繰り返し予約を作成する」をご確認ください。
担当者	予約の担当者の選択   ※会議の参加者、備品の使用者
会議室と備品（＊）	利用する会議室／備品の選択   ※社内予約で利用できる、かつ予約日時に利用できる会議室／備品のみ選択できます。
呈茶	Acall Portal で呈茶のステータス管理をしたい、または Acall Meeting でドリンクオーダー機能を使用する場合に ON にします   ※Acall Meeting の呈茶機能を ON にしている場合のみ表示されます
自動キャンセル	ON：自動キャンセルが有効 OFF：自動キャンセルが無効   ※詳細は「予約（アポイント・社内会議）ごとの自動キャンセルの有効/無効を設定する」をご確認ください。
Teams会議	ON：ワークスペース予約時に Microsoft Teams 会議 URL が発行されます OFF： Microsoft Teams 会議 URL が発行されません   ※Outlook カレンダー連携機能をご利用中で、Microsoft アカウント連携をしているユーザーにのみ表示されます
プライベート	予約の閲覧設定 ON：予約の作成者と担当者だけが予約の内容を確認できます ※管理者は作成者のみ確認できます。 OFF：全員が予約の内容を確認できます ※「タイトル・ゲスト閲覧ポリシー」を「担当のみ」に設定している場合、表示されません
メモ	備考欄

 

アジェンダを登録する

 補足

・「アジェンダ」タブの入力は任意です。

・Acall Meeting をご利用される場合に、会議のアジェンダを登録しておくことで、会議中に iPad でアジェンダを確認できます。

　　Acall Meeting で会議を進行・延長する

 

[ アジェンダ ] タブを開きます。

 

[ アジェンダの追加 ] をクリックし、項目名を入力します。

 

入力が完了したら、[ 作成する ] をクリックして予約の作成を完了します。

 

予約した会議を Acall Meeting アプリで開始した際に、アジェンダを確認できます。

 

 

「来客」予約を作成する

新規作成画面が表示されたら、必要な内容を入力します。

 補足

・（＊）は必須項目です

項目	説明
タイトル	予約のタイトル
予約日時	予約の開始日時、終了日時
繰り返し設定	繰り返し予約の設定   ※設定方法は「Acall Portal からワークスペースの繰り返し予約を作成する」をご確認ください。
担当者	予約の担当者の選択   ※会議の参加者、備品の使用者
会議室と備品（＊）	利用する会議室／備品の選択   ※社外予約で利用できる、かつ予約日時に利用できる会議室／備品のみ選択できます。
呈茶	Acall Portal で呈茶のステータス管理をしたい、または Acall Meeting でドリンクオーダー機能を使用する場合に ON にします。   ※Acall Meeting の呈茶機能を ON にしている場合のみ表示されます
自動キャンセル	ON：自動キャンセルが有効 OFF：自動キャンセルが無効   ※詳細は「予約（アポイント・社内会議）ごとの自動キャンセルの有効/無効を設定する」をご確認ください。
プライベート	予約の閲覧設定 ON：予約の作成者と担当者だけが予約の内容を確認できます。 ※管理者は作成者のみ確認できます。 OFF：全員が予約の内容を確認できます。 ※「タイトル・ゲスト閲覧ポリシー」を「担当のみ」に設定している場合、表示されません
メモ	備考欄 お客様には公開されない内部用のメモです。

 

「来客」の予約では、続いてゲスト情報を入力します。

[ ゲスト ] タブをクリックして開きます。

 

招待するゲスト情報の入力には、２つの入力方法があります。

メニュー	説明
ゲスト選択	既に「ゲストブック」に登録されているゲストの中から選択します。 ゲストブックについては「ゲストブック画面でできること」をご確認ください。
ゲストの追加	ゲスト情報を新規に入力します。

 

（ゲスト選択）「ゲストブック」からゲストを選択して招待する

[ ゲスト選択 ] をクリックします。

 

ゲスト一覧からゲストを選択し、[ 選択 ] をクリックします。

 補足

・上部の検索ボックスから、ゲストの名前もしくは会社名でゲストを検索できます。

 

招待するゲストが選択されたことを確認します。

 

（ゲストの追加）ゲスト情報を入力して招待する

[ ゲストの追加 ] をクリックします。

 

ゲスト情報を入力します。

複数名のゲストを招待する際は、人数分 [ ゲストの追加 ] をクリックしてゲスト情報を入力します。

項目	説明
会社名	ゲストの会社名 ゲストブックに登録済みの会社から選択するか、会社名を入力します。
姓、名	ゲストの姓名
せい、めい	ゲストのふりがな
メールアドレス	ゲストのメールアドレス Acall Reception で受付・入館する QRコード の送付先です。
ゲストブックに登録	ゲストブックへの登録有無 チェックあり：入力した会社・ゲスト情報をゲストブックに登録する チェックなし：入力した会社・ゲスト情報をゲストブックに登録しない
公開設定	ゲストブックの公開設定 すべて：ゲストブックに登録した会社・ゲスト情報は全員が閲覧可能 担当のみ：ゲストブックに登録した会社・ゲスト情報は担当者だけが閲覧可能

 

代表者以外のゲスト情報は人数のみでよい場合は、「予定来客数」として入力します。

 

[ 作成する ] をクリックして予約の作成を完了します。

 

 補足

Acall Portal のサイドメニューの [ 予約 ] > [ ワークスペース ] から作成する方法のほかに、右上の [ ＋新規作成 ] > [ 予約 ] からも作成できます。

 

ゲストへアポイントコードを送る

「来客」の予約では、招待したゲストが受付端末（Acall Reception ）で受付・入館するためのアポイントコードを、メールでゲストへ送付できます。

 

「来客」予約を作成時にアポイントコードを送る

来客予定の作成画面にて、[ 作成してゲストへ一括通知 ] をクリックします。

 

メールの内容を確認・修正し、 [ 送信 ] をクリックしてメールを送信します。

予約の担当者にも CC でメールが送信されます。

 

 

「来客」予約を作成後にアポイントコードを送る

Acall Portal のサイドメニューから [ ワークスペース ] を開き、該当予約、詳細編集をクリックします。

 

アポイントコードを送りたいゲストの横にあるメールアイコンをクリックします。

 

メールの内容を確認・修正し、 [ 送信 ] をクリックしてメールを送信します。

予約の担当者にも CC でメールが送信されます。

 

複数名のゲストを招待しており、一括でメールを送信したい場合は、三点リーダーから [ 一括送信 ] をクリックしてメールを一括送信できます。

 

予約内容の「リマインド」を作成する

「ステータス」タブのメールマークをクリックして、[ゲストへ通知]画面から「リマインド」のトグルをクリックします。

送信時刻、ヘッダ文言を編集して「送信」をクリックします。

 

 補足

前日のリマインド時刻を過ぎている場合(例：当日の予約)は、「リマインド」トグルを ON にして「送信」すると、2通(通常のアポイントコードメール、リマインド用のヘッダ文言の入ったアポイントコードメール) が同時に送信されます。

 

補足

予定作成後に時間や内容の変更を行った場合は、必ず再度「送信」ボタンをクリックしてください。

「リマインド」設定が有効になっている状態で、変更後に送信を行わなかった場合、リマインドメールが変更前の内容で送信されます。

 

予約を編集する

Acall Portal のサイドメニューから [ 予約 ] > [ ワークスペース ] を開きます。

編集したい予約をクリックして、[ 詳細編集 ] をクリックします。

 

予約内容を編集し、[ 更新する ] をクリックします。

 補足

過去の予約は編集できません。

 

予約を複製する

Acall Portal のサイドメニューから [ 予約 ] > [ ワークスペース ] を開きます。

複製アイコンから複製する場合
複製したい予約をクリックして、[ 複製アイコン ] をクリックして予約を複製します。

詳細編集から複製する場合
複製したい予約をクリックして、[ 詳細編集 ] をクリックします。

[ 複製アイコン ] をクリックして予約を複製します。

 注意

編集権限を持たない非公開予定に関しては複製ができません。

 

予約を削除する

Acall Portal のサイドメニューから [ 予約 ] > [ ワークスペース ] を開きます。

削除したい予約をクリックして、[ 削除（ごみ箱マーク） ] をクリックします。

 

 

補足：Acall Portal からワークスペースを予約するうえでの注意事項

「予約制限をする」の設定を超過して繰り返し予約を作成できる

 

「アポイント・会議室予約ルール」の「予約制限をする」の設定を有効にしている場合は通常、管理者権限をもたないユーザーは、「予約制限をする」の設定期間より未来の日付の予約を作成できません。

 

ただし、繰り返し予約の場合は「予約制限をする」の設定期間を超えて予約を作成できます。

繰り返し予約の開始日は、「予約制限をする」の設定期間より未来の日付は指定できません。

 

例）「予約制限をする」の設定が「３か月」でも、１年間の繰り返し予約を作成できます。