このページでは、Acall の機能の１つである「受付チェックイン」機能のもっとも基本機能である「アポイント」および「受付」の流れと操作を説明します。

 

アポイント・受付の流れ

 

アポイント・受付の操作

1. アポイントを作成し、 ゲストにアポイントコードを送付する

担当者（招待する側）が、ゲストとの来客会議の当日までに行う操作を説明します。

 

ゲストを招待するためには、Acall にアポイントを作成し、ゲストが当日受付端末で受付するためのアポイントコードをゲストに送付します。

 

アポイント（予約）を作成し、ゲストへアポイントコードを送付する方法は 3種類 あります。

• Acall Portal からワークスペースを予約する
• Acall Mobile からワークスペースを予約する
• Acall と連携したカレンダーから予約する

ここでは「Acall Portal からワークスペースを予約する」を例として、実際の操作手順を説明します。

補足

実際に利用できる方法は企業によってが異なりますので、詳細は企業の管理者へお問合せください。

 

まず、Acall Portal にログインします。

ログイン方法は「Acall Portal へログインする」をご参照ください。

 

Acall Portal へログイン後、アポイントを作成します。

画面右上の [ ＋新規追加 ] > [ 予約 ] をクリックします。

 

予約の新規作成の画面がポップアップ表示されます。

「詳細」タブでは下記４項目を必ず入力します。

番号	項目	説明
①	Type	アポイントを作成する際は必ず「来客」を選択します
②	タイトル	会議のタイトルを入力します
③	日付・開始時間 ・終了時間	会議の日付、開始時間、終了時間を選択します
④	会議室と備品	ゲストを招いて会議を行う会議室を選択します

 

次に [ ゲスト ] タブをクリックします。

[ ゲストの追加 ] をクリックし、ゲスト情報を入力します。

入力後、[ 作成する ] をクリックしてアポイントの作成を完了します。

補足

・お試しでアポイントを作成する際は、ゲスト情報の欄にはご自身のメールアドレスなどを入力してください。

・この時点ではゲストには何の通知もされません。

 

マイページ画面に戻ります。

画面を更新（F5 キー）すると、作成したアポイントの情報が「予定」欄に表示されます。

 

以上でアポイントの作成は完了です。

 

続いて、ゲストが当日受付端末で受付するためのアポイントコードを、メールでゲストに送信します。

マイページから予定の編集（鉛筆マーク）をクリックします。

 

ゲスト情報の横に表示されているメールアイコンをクリックします。

 

用意されているメールテンプレートと、入力したアポイント情報にもとづいて、メールのタイトル、本文が生成されます。

必要に応じてメールタイトル・本文を修正したのち、[ 送信 ] をクリックします。

 

送信が完了すると、メールアイコンの色が変わり、送信日時が記録されます。

 

ゲストのもとへ、次のようなアポイントコード付きメールが届きます。

 

宛先のメールアドレス不備など、なんらかの原因でアポイントメールの送信に失敗した場合、予定作成者へメールで通知されます。

 

2. ゲストがアポイントコードで受付する

当日ゲスト（招待される側）が来訪し、受付端末（ Acall Reception ）で担当者を呼び出す際の操作について説明します。

 

Acall Reception で [ アポイントありの方 ] をタップします。

補足

表示されるメニュー数、メニュー名は管理者設定により異なります。

 

 QRコード（アポイントコード）の読み取り画面が表示されます。

メールに添付されている QRコード（アポイントコード）をかざします。

 

QRコード（アポイントコード）の読み取りが完了すると、アポイントの内容が表示されます。

内容を確認し、[ OK ] をタップします。

 

ゲストが受付端末で受付したことが、担当者へメールで通知されます。

担当者が出迎えるまで、ゲストは受付で待機します。

 

3. ゲストの来訪通知に応答する

担当者（招待する側）が、ゲストが来訪し受付端末（ Acall Reception ）で担当者の呼び出しをおこなった際に行う操作を説明します。

ここでは「メールから応答」を例として、実際の操作手順を説明します。

 

ゲストが Acall Reception に QRコード（アポイントコード）をかざして受付すると、Acall からの通知メールが担当者のもとに届きます。

メールに掲載されている URL をクリックします。

 

次のような画面が開きます。

 

4. ゲストを出迎える

このあとは、ゲストを迎えに受付に行き、予約した会議室で会議を行います。

 

退館処理をする

補足

退館処理は、退館の記録を残すために行います。

実施の要不要は管理者へご確認ください。

会議が終了したのちゲストが退館したら、Acall Portal で退館処理を行います。

 

Acall Portal のサイドメニューから  [ ワークスペース ] を開きます。

対象の予定をクリックし、 [ 詳細編集 ] をクリックして予定の編集画面を開きます。

退館処理のマークをクリックし、退館処理をします。

 

受付チェックインについてもっと詳しく学ぶ

本ページでは、受付チェックイン機能の基本である、アポイント作成～当日の受付・応答の操作を説明しました。

 

このほか、アポイント作成・来訪通知への応答の操作をスマートフォンからおこなったり、Microsoft Teams や Slack といった SNS で来訪通知を受け取ったりと、お使いのサービスや働き方に合わせて Acall の受付チェックインの機能をご利用いただけます。

 

受付チェックインの機能をもっと詳しく知りたいという方は、こちらをあわせてご覧ください。

• 利用者向けお役立ちガイド（受付チェックイン）
• 利用者向けお役立ちガイド（受付チェックイン）（カレンダーから予約を作成する方）