本ページでは、Outlook カレンダー連携をしている場合に Acall Meeting アプリの CHECK IN・CHECK OUT（会議の開始・終了）や延長がどのように Outlook カレンダーに反映されるのか、などの仕様について説明します。

 補足
本ページは Outlook カレンダー連携機能をご利用のお客様が対象です。

 

予定の延長

Acall Meeting で会議中に「＋」ボタンによる時間の延長をした場合、Acall 上では予定の終了時間が延長されますが、Outlook カレンダー上では予定の終了時間は延長されず、代わりに延長分の予定が新規作成されます。

 

新規作成される予定のタイトルは「利用延長」となります。

 

予定の説明は「Acall Meeting からの延長利用」となります。

 補足
・個人の予定表には延長分の予定は作成されません。
・個人の予定表と会議室の予定表ともに、元の予約の終了時刻は変更されません。
・延長を複数回行なった場合、延長した回数分の新規予定が作成されます。

 

予定のキャンセル

Acall Meeting アプリによって予定がキャンセルになるパターンは４つあります。

• CHECK IN されず、自動キャンセルされた場合（ システムによるキャンセル ）
• CHECK IN して1分以内に CHECK OUT して予定をキャンセルした場合（ 人によるキャンセル ）
• 予定開始時刻前に CHECK IN・CHECK OUT して予定をキャンセルした場合（ 人によるキャンセル ）
• 「即時利用」で CHECK IN して1分以内に CHECK OUT し予定をキャンセルした場合（ 人によるキャンセル ）

予定がキャンセルされた場合の Acall と Outlook カレンダー上の予定の見え方は以下の通りです。

 

	ゲストチェックイン	予約 > ワークスペース	個人の予定表	会議室の予定表
自動キャンセル	として表示される ※実績時間の表示なし	予定が消える	予定が残る	予定が消える
CHECK IN して1分以内に CHECK OUT して予定をキャンセル（※1）	として表示される ※実績時間の表示あり	予定が消える	予定が残る	予定が消える
終了時間の 1分前 を切ってから CHECK IN し、1分以内に終了時間を迎えて自動的に終了	キャンセル扱いにはなりません	予定が残る	予定が残る	予定が残る
予定開始時刻前に CHECK IN・CHECK OUT して予定をキャンセル	として表示される ※実績時間の表示あり	予定が消える	予定が残る	予定が消える
「即時利用」で CHECK IN して1分以内に CHECK OUT して予定をキャンセル	表示されない	予定が消える	表示されない	予定が消える

 

予定の開始・終了・延長の反映

Acall Meeting で開始・終了・延長した会議の実績が、どのように Acall Portal と Outlook カレンダーに反映されるかの一覧は以下の通りです。

	ゲストチェックイン	予約 ＞ ワークスペース	Outlook
CHECK IN 実績の時間	予定時間の下に実績時間として反映される	反映される	反映されない
CHECK OUT 実績の時間	予定時間の下に実績時間として反映される（※）	反映される（※）	終了した時刻 ＋3分 で反映される（※）
「＋」ボタンによる予定の延長	延長分は反映されない	延長分は反映されない	元の予定は変更されず、延長分の予定が新規で追加される

 

 補足（※）
・Outlook カレンダー連携をしている場合、Acall と Outlook カレンダーの予定データ不整合を防ぐために、 CHECK OUT した時刻 + 3分 を会議の終了時刻として Acall と Outlook カレンダーに反映します。
・マルチテナント機能をご利用中で Outlook カレンダー連携をしているテナントが１つでも存在している場合、全てのテナントに上記仕様が適用されます。

 

Outlook カレンダーの予定の参加者のリセットについて

Acall Meeting での CHECK IN 時、会議招集の出欠確認の応答（「はい」・「保留」・「いいえ」）はリセットされませんが、CHECK OUT 時は出欠確認の応答がリセットされます。

 

即時利用時の反映

Acall Meeting から「来客で使用する」「社内で使用する」を選択し、予約なしですぐに会議を始めた場合（即時利用）、Acall Portal と Outlook カレンダーに反映される仕様は以下の通りです。

	ゲストチェックイン	予約 > ワークスペース	個人の予定表	会議室の予定表
認証コードあり ワーカーコード認証	反映されない	反映される	反映される	反映される
認証コードなし	反映されない	反映される	反映されない	反映される

 

Outlook 上の予定の見え方（認証コードあり）

 

Outlook 上の予定の見え方（認証コードなし）